Il datore di lavoro può controllare l’effettivo adempimento della prestazione lavorativa dei propri dipendenti con strumenti digitali e attraverso la geolocalizzazione? Questa è forse una delle domande che ci viene posta più spesso in relazione ad alcune delle feature che offre la nostra applicazione.

Dare una risposta semplice è piuttosto difficile: l’argomento risulta essere infatti piuttosto spinoso e controverso, specialmente in relazione al recente Regolamento Europeo 2016/619 sulla privacy. 

In questo ambito, infatti, si trovano a “lottare” due interessi contrapposti: da una parte, infatti, si cerca di tutelare la privacy del lavoratore, mentre dall’altra si cerca di tutelare gli interessi economici del datore di lavoro.  L’utilizzo di strumenti di monitoraggio digitali del lavoro è infatti diventato essenziale per il successo di ogni impresa, adesso che la rapidità di risposta e l’efficienza sono ormai elementi imprescindibili di ogni attività economica.  Argomento specialmente rilevante nell’ambito nella gestione delle attività di Field Marketing della quale le performance delle hostess e dei promoter influiscono direttamente sulla soddisfazione del cliente. Per questa ragione cercare di capire dove finiscono gli interessi dell’imprenditore e dove iniziano quelli del dipendente può essere abbastanza frustrante. 

Pur non avendo la presunzione di sostituire gli esperti in materia, abbiamo provato a far luce sull’argomento, identificando le 5 regole principali sulla geolocalizzazione che il datore di lavoro deve assolutamente rispettare.  

Regola numero 1: trasparenza

Il datore di lavoro è obbligato a informare preventivamente i dipendenti delle modalità e delle condizioni di utilizzo degli strumenti aziendali messi a disposizione e delle sanzioni previste nel caso di violazione di tali limiti. Questa condizione è la più importante e imprescindibile: il datore di lavoro non può “spiare”.

E’ opportuno che l’informativa sia scritta e non solo verbale.

Regola numero 2: strumenti utilizzati per l’attività lavorativa

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ritiene che, in linea di massima, si possa ritenere che i sistemi di geolocalizzazione rappresentino un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria e non essenziali per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma, per rispondere ad esigenze ulteriori di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro.

Regola numero 3: la finalità deve essere chiara

Tra le finalità ampiamente documentate vi sono il controllo degli accessi e la rilevazione delle presenze.

Bisogna in ogni caso tener conto dei possibili errori nella rilevazione del dato relativo alla posizione geografica, dovuti ai limiti di accuratezza dei sistemi di geolocalizzazione; pertanto il Garante della Privacy suggerisce di cancellare le coordinate rilevate dopo aver verificato l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore.

Regola numero 4: forma di controllo proporzionata allo scopo

È al cosiddetto “principio di proporzionalità”, ovvero il datore di lavoro deve adottare forme di controllo strettamente proporzionate, pertinenti, e non eccedenti lo scopo della verifica. Ad esempio la posizione del dipendente non può essere monitorata in modo continuativo ed invasivo per tracciare una mappatura integrale degli spostamenti.

Regola numero 5: strumenti alternativi

Abbiamo capito che, in linea di principio, gli strumenti di controllo che rilevano la posizione geografica non devono in alcun modo essere invasivi e debbano essere utilizzati solo per il raggiungimento dello scopo dell’attività lavorativa.

L’attuale tecnologia permette altresì di adottare forme analogamente efficaci per verificare che l’attività lavorativa venga svolta correttamente: ad esempio in ZACapp, la nostra APP mobile per la gestione delle visite di field marketing, abbiamo inserito la necessità, se il progetto lo prevede, di scattare una foto all’inizio dell’attività lavorativa (ad esempio per documentare la situazione iniziale dello scaffale) inibendo la possibilità di prelevarla dalla galleria.  Un’altra forma adeguata per verificare la presenza del dipendente, sempre nell’ambito del marketing operativo, e giustificando allo stesso tempo la finalità lavorativa, può essere quella di scansionare, anche “a campione”, il codice a barre dei prodotti da rilevare sul Punto di Vendita.

Possiamo concludere quindi con questa considerazione: affinchè il datore di lavoro riesca a migliorare l’efficienza della propria impresa e a garantire allo stesso tempo i diritti delle persone che lavorano per lui, è necessario che faccia estrema attenzione a quelle che sono norme sulla privacy Europea. Per questo motivo è importante, se non necessario, che ogni imprenditore abbia un metodo o un sistema che gli permetta di gestire in modo efficace tutte queste regole.

Quale è la tua opinione su questo argomento? Quali soluzioni hai adottato? Siamo curiosi di sentire la tua esperienza.
Ti lasciamo infine con quella che per molte aziende di field marketing è stata la soluzione per gestire questa problematica: ZACapp, la nostra APP mobile per gestire il lavoro di promoter e hostess. 

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